Entra in gioco il Mail User Agent (MUA), in parole povere il client email che si sta utilizzando per l’invio, che contatta il proprio server di competenza via SMTP per effettuare il trasferimento del messaggio dal client verso il server del provider del mittente. Più esattamente, il messaggio è inviato al server di posta elettronica incaricato del trasporto (detto MTA per Mail Transport Agent), fino all’MTA del destinatario che comunica, infine, con il Mail Delivery Agent.
Se il destinatario viene individuato nella lista di uno dei server di posta elettronica incontrati viene interrotto il trasferimento e l’MTA passa il messaggio all’MDA. In caso contrario, l’MTA continua a trasferire il messaggio verso un altro server di posta elettronica dove l’MTA condurrà il medesimo sondaggio sull’eventuale presenza in lista del destinatario.

In pratica, il Mail Delivery Agent (a volte indicato anche esso come Mail Transfer Agent, anche se non è detto che in alcuni sistemi le due funzioni coincidano) e l’MTA sono come dei postini che smistano la posta elettronica, leggendo le informazioni contenute sulla busta della missiva appena inviata (in gergo tecnicol’header dell’email) e decidendo come la missiva deve proseguire il suo percorso.

Alla base di tutti i trasferimenti server fra il mittente e il destinatario c’è il protocollo chiamato SMTP.