Possono esserci diversi motivi perchè le email vengano “rimbalzate”, e possiamo dividerli in due principali categorie, HARD E SOFT BOUNCE.

Un soft bounce è un errore temporaneo e si tratta di un messaggio di posta elettronica che arriva fino al server di posta del destinatario (che riconosce l’indirizzo), ma è rispedito indietro al mittente, prima che il destinatario lo riceva.
Questo può accadere perchè la casella del destinatario è piena, il server è inattivo o sommerso di messaggi, o perchè il messaggio è troppo pesante. I soft bounces possono anche includere per esempio, auto-risposte alla vostra email.
Una volta che una email è stata  “rimbalzata” 3 volte, senza alcuna attività tracciabile, verrà automaticamente trasformata in un hard bounce.

Una hard bounce è un errore permanente e si tratta di un messaggio di posta elettronica che è stato rimandato al mittente ed è definitivamente non consegnabile. Questo può accadere a causa di indirizzi email non validi (nome del dominio inesistente, errori di battitura, indirizzo cambiato, etc.), oppure perchè il server email del destinatario ha bloccato il vostro server.
I server, qualche volta, possono interpretare differentemente i bounces, questo significa che se un bounce, su un server, è classificato come soft, su un altro server può essere classificato come hard.

Ecco alcuni modi per ridurre le email “rimbalzate”:

• tenere pulita la vostra lista destinatari email

• chiedere la conferma dell’indirizzo email ai destinatari
  Chiedete la conferma ai destinatari, dei loro indirizzi email, prima di aggiungerli ad una vostra lista.

• monitorare i tassi di “rimbalzo” in base ai principali domini
  Tracciate le vostre aperture e i vostri tassi di “rimbalzo” sui maggiori domini, come ItaliaOnLine, Hotmail, Yahoo, Earthlink e altri. Se uno di questi è significamente diverso dagli altri, la vostra mail o il vostro server potrebbe essere stato “intercettato” da filtri spam.

• testare le vostre email
  Prima di inviare la vostra cauna mail ad una lista, inviate un test a voi stessi o ad altri. Assicuratevi di includere tutti i principali tipi di client email usati dai membri della vostra lista.

Entra in gioco il Mail User Agent (MUA), in parole povere il client email che si sta utilizzando per l’invio, che contatta il proprio server di competenza via SMTP per effettuare il trasferimento del messaggio dal client verso il server del provider del mittente. Più esattamente, il messaggio è inviato al server di posta elettronica incaricato del trasporto (detto MTA per Mail Transport Agent), fino all’MTA del destinatario che comunica, infine, con il Mail Delivery Agent.
Se il destinatario viene individuato nella lista di uno dei server di posta elettronica incontrati viene interrotto il trasferimento e l’MTA passa il messaggio all’MDA. In caso contrario, l’MTA continua a trasferire il messaggio verso un altro server di posta elettronica dove l’MTA condurrà il medesimo sondaggio sull’eventuale presenza in lista del destinatario.

In pratica, il Mail Delivery Agent (a volte indicato anche esso come Mail Transfer Agent, anche se non è detto che in alcuni sistemi le due funzioni coincidano) e l’MTA sono come dei postini che smistano la posta elettronica, leggendo le informazioni contenute sulla busta della missiva appena inviata (in gergo tecnicol’header dell’email) e decidendo come la missiva deve proseguire il suo percorso.

Alla base di tutti i trasferimenti server fra il mittente e il destinatario c’è il protocollo chiamato SMTP.

Il Local Mail Transfer Protocol (LMTP) è un derivato di ESMTP, l' estensione del Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). È definito nella RFC 2033.
LMTP è progettato per essere utilizzato in alternativa al normale SMTP in situazioni in cui il lato ricevente non ha una coda di posta, come ad esempio un server di archiviazione della posta che funge da Mail Delivery Agent (MDA). 
Le code di posta elettronica sono un requisito implicito dell'SMTP. 
In situazioni in cui le code di posta non sono possibili, LMTP è preferibile, dal momento che un server di archiviazione di posta dovrebbe gestire solo il proprio archivio di posta senza dover allocare più spazio per una coda di posta. 
Questo non è possibile con SMTP quando ci sono più destinatari per un messaggio di posta elettronica.
L'SMTP può solo indicare la consegna o il fallimento di tutti o nessuno dei destinatari, creando la necessità di una coda separata per gestire i destinatari falliti.
LMTP, d' altra parte, può indicare il successo o il fallimento del client per ogni destinatario, permettendo al client di gestire invece la coda. In questo caso, il cliente sarebbe in genere un gateway di posta rivolto verso Internet. 
LMTP non è destinato all' uso su reti ad ampio raggio. In altre parole, l' agente di trasferimento dei messaggi (Message transfer agent - MTA) gestisce ancora tutta la posta in uscita, compreso il flusso di posta dall' LMTP verso un altro server di posta da qualche parte su Internet.

LMTP è un protocollo Application Layer del protocollo Internet Protocol Suite.
Utilizza un trasporto Transmission Control Protocol (TCP) come l' SMTP, ma non deve utilizzare la porta numero 25, la  porta dedicata per SMTP.

La sintassi di corrispondenza LMTP si basa sugli stessi comandi dell' SMTP Esteso con le seguenti eccezioni:
Il testo EHLO di ESMTP è sostituito con LHLO.
L' ESMTP richiede un unico stato per l' intero corpo del messaggio.
LMTP richiede una risposta per ogni comando RCPT precedentemente riuscito.
Cioè, nel caso di destinatari multipli, dopo che il corpo del messaggio è stato trasmesso, l' LMTP può ancora fallire per alcuni destinatari, mentre aver successo per gli altri. 
Con questa funzione, l' LMTP può fallire se un utente supera la quota senza l'onere di generare messaggi Bounce.
La differenza principale è che LMTP rifiuterà un messaggio se non è immediatamente consegnabile alla destinazione finale. In questo modo si elimina la necessità di una coda di posta elettronica. 
Per questo motivo, LMTP non viene eseguito sulla porta TCP standard di SMTP.

La funzione di report giornaliero dello spam ricevuto consente la verifica delle mail intercettate dal sistema antispam e spostate nella cartella SPAMBOX.
Se attivata ogni 24 ore il server invia un report che mostra all'utente amministratore (alla mail indicata come contatto) un informativa sullo stato della cartella spambox e conterrà:
1 - La quantità di messaggi complessivamente trattenuti nel corso degli untimi 8 giorni dal sistema per il nome a dominio e il numero dei messaggi ricevuti nel corso delle ultime 24 ore
es. There are 112 SPAM messages in your  pop3 account
(25 of them received in the past 24 hours)
2 - La quantità di messaggi suddivisi per utente casella postale con il numero dei messaggi ricevuti nel corso delle ultime 24 ore
es. There are 57 SPAM messages in your  imap ./spambox
(4 of them received in the past 24 hours)
There are 55 SPAM messages in your e imap ./spambox
(21 of them received in the past 24 hours)

Un info di cortesia che spiega:
- i messaggi saranno automaticamente eliminati dalle cartelle spambox ogni 8 giorni.
- se trovate nella cartella un messaggio inserito per errore certo dal sistema semplicemente innoltrate il messaggio alla casella postale:
.
Nello stesso modo se ricevete un messaggio nella cartella inbox palesemente spam siete pregati di riportarlo innoltrando lo stesso alla casella postale:


ATTENZIONE! il report informativo è riservato all'amministratore del pannello e non consente azioni sucessive dirette che dovranno essere effettuate direttamente da in ogni singola casella postale.
L'amministratore di sistema è in grado di configurare le politiche tecniche di funzionamento accedendo da pannello di controllo utilizzando la scheda ASSP.