Possono esserci diversi motivi perchè le email vengano “rimbalzate”, e possiamo dividerli in due principali categorie, HARD E SOFT BOUNCE.

Un soft bounce è un errore temporaneo e si tratta di un messaggio di posta elettronica che arriva fino al server di posta del destinatario (che riconosce l’indirizzo), ma è rispedito indietro al mittente, prima che il destinatario lo riceva.
Questo può accadere perchè la casella del destinatario è piena, il server è inattivo o sommerso di messaggi, o perchè il messaggio è troppo pesante. I soft bounces possono anche includere per esempio, auto-risposte alla vostra email.
Una volta che una email è stata  “rimbalzata” 3 volte, senza alcuna attività tracciabile, verrà automaticamente trasformata in un hard bounce.

Una hard bounce è un errore permanente e si tratta di un messaggio di posta elettronica che è stato rimandato al mittente ed è definitivamente non consegnabile. Questo può accadere a causa di indirizzi email non validi (nome del dominio inesistente, errori di battitura, indirizzo cambiato, etc.), oppure perchè il server email del destinatario ha bloccato il vostro server.
I server, qualche volta, possono interpretare differentemente i bounces, questo significa che se un bounce, su un server, è classificato come soft, su un altro server può essere classificato come hard.

Ecco alcuni modi per ridurre le email “rimbalzate”:

• tenere pulita la vostra lista destinatari email

• chiedere la conferma dell’indirizzo email ai destinatari
  Chiedete la conferma ai destinatari, dei loro indirizzi email, prima di aggiungerli ad una vostra lista.

• monitorare i tassi di “rimbalzo” in base ai principali domini
  Tracciate le vostre aperture e i vostri tassi di “rimbalzo” sui maggiori domini, come ItaliaOnLine, Hotmail, Yahoo, Earthlink e altri. Se uno di questi è significamente diverso dagli altri, la vostra mail o il vostro server potrebbe essere stato “intercettato” da filtri spam.

• testare le vostre email
  Prima di inviare la vostra cauna mail ad una lista, inviate un test a voi stessi o ad altri. Assicuratevi di includere tutti i principali tipi di client email usati dai membri della vostra lista.

Entra in gioco il Mail User Agent (MUA), in parole povere il client email che si sta utilizzando per l’invio, che contatta il proprio server di competenza via SMTP per effettuare il trasferimento del messaggio dal client verso il server del provider del mittente. Più esattamente, il messaggio è inviato al server di posta elettronica incaricato del trasporto (detto MTA per Mail Transport Agent), fino all’MTA del destinatario che comunica, infine, con il Mail Delivery Agent.
Se il destinatario viene individuato nella lista di uno dei server di posta elettronica incontrati viene interrotto il trasferimento e l’MTA passa il messaggio all’MDA. In caso contrario, l’MTA continua a trasferire il messaggio verso un altro server di posta elettronica dove l’MTA condurrà il medesimo sondaggio sull’eventuale presenza in lista del destinatario.

In pratica, il Mail Delivery Agent (a volte indicato anche esso come Mail Transfer Agent, anche se non è detto che in alcuni sistemi le due funzioni coincidano) e l’MTA sono come dei postini che smistano la posta elettronica, leggendo le informazioni contenute sulla busta della missiva appena inviata (in gergo tecnicol’header dell’email) e decidendo come la missiva deve proseguire il suo percorso.

Alla base di tutti i trasferimenti server fra il mittente e il destinatario c’è il protocollo chiamato SMTP.